03.05.2023 - 3.1 Antrag der SPD-Fraktion gem. § 2 der Geschäftso...

Herr Tüzün merkt an, dass aus Sicht der CDU-Fraktion entgegen des Antrags nicht die Papierersparnis bei der Realisierung der E-Akte im Vordergrund stehen solle.

Herr Stadtverordneter Janetzki erläutert, dass die Begründung des Antrags auf der aktuellen Berichterstattung beruhe und man für eine zügige Einführung der E-Akte sei. Nicht allein, aber auch die Einsparung von Papier sei ein Vorteil der E-Akte.

Herr Beigeordneter Jehn berichtet zum aktuellen Sachstand. Für die Verwaltung stünden sowohl ein effektives Verwaltungshandeln, guter Bürgerservice als auch eingespartes Papier als Ziele im Vordergrund.

Herr van Benthem berichtet zum Projektfortschritt. Im Vordergrund stünden die Einführung der E-Laufmappe und der E-Rechnung. Von Ende März 2023 bis Sommer 2023 laufe die Pilot-/Testphase. Ab Sommer 2023 solle die E-Akte in die Anwendung in den Fachbereichen gehen. Diese Einführung wirke vor allem verwaltungsintern effizienzsteigernd. Im Bürgerservice würden weitere Leistungen in den digitalen Service einbezogen und entwickelt.

Herr Stadtverordneter Schröer-Tebbe fragt, ob es eine Priorisierung der einzelnen Services gebe, etwa nach dem wirtschaftlichen Nutzen eines potenziell digitalisierten Services.

Herr van Benthem erläutert, dass die Umsetzung der E-Umlaufmappe über die Gesamtverwaltung die höchste Priorität habe. Daran anknüpfend gebe es Pilotbereiche, darunter die Bauordnung, die prioritär behandelt würden.

Herr Heinzen fragt, wie die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung für die Arbeit mit der E-Akte geschult würden.

Herr van Benthem berichtet, dass die technische Ausstattung gewährleistet und ein Schulungskonzept erarbeitet werde.

Herr Stadtverordneter Benter fragt, wie künftig mit der analogen Post umgegangen werde.

Herr van Benthem erklärt, dass der Bereich bereits mit der Poststelle in Kontakt sei. Post-Scanverfahren seien in der Umsetzung nicht trivial. Man rechne aber auch mit einem abnehmenden verwaltungsinternen Postvolumen.

Herr Stadtverordneter Janetzki begrüßt den vorgestellten Sachstand und erklärt, dass eine regelmäßige Berichterstattung im Wirtschafts- und Digitalisierungsausschuss sinnvoll sei. Herr Stadtverordneter Janetzki fragt, ob mit der E-Akte auch verbunden sei, dass die Antragsstellenden – wie bei der Umsetzung im LVR – über den bearbeitenden Sachbearbeiter informiert würden.

Herr van Benthem erklärt, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen zur Digitalisierung von Verwaltungsverfahren sehr dynamisch seien und es deshalb schwierig sei, den tagesaktuellen Überblick transparent zu machen. Eine exakte Zuordnung des bearbeitenden Personals sei durch die E-Akte nicht geplant, da es um die Gesamterreichbarkeit der Bereiche gehe und nicht um einzelne Mitarbeiter. Ziel ist es eine geeignete Stelle bei Antragstellung zu benennen, welche für Anfragen zur Verfügung steht und über die Mechanismen der E-Akte in die Lage versetzt wird schnell auskunftsfähig zu sein.

Herr Stadtverordneter Brodrick erklärt, dass das System der klar zugeordneten Sachbearbeiter im Beispiel LVR positiv für die Nachvollziehbarkeit durch die Antragssteller sei und damit einen Mehrwert biete.

Herr Heinzen fragt, ob es sich in der Poststelle aktuell bereits um ersetzende Scans handele.

Herr van Benthem erklärt, dass der Scanvorgang derzeit noch nicht ersetzend genutzt werde.

Herr Stadtverordneter Bischoff fragt, ob man im digitalen Antragsverfahren einen Fortschrittsbericht der Bearbeitung für die Antragssteller einrichten könne.

Herr van Benthem erklärt, dass die Digitalisierung viele Möglichkeiten eröffne. Speziell im Baubereich habe man jedoch nur einen begrenzten Handlungsspielraum, da man von den Möglichkeiten des Landesportals abhängig sei.

Herr Beigeordneter Jehn hebt im Bereich Bauordnung die großen Vorteile der parallelen und unmittelbaren Bearbeitbarkeit der E-Akten hervor. Auch effizientes mobiles Arbeiten werde durch die E-Akte in diesem Bereich ermöglicht. Die Digitalisierung der Bestandsakten erfolge im Zusammenschluss mit weiteren Kommunen über einen Dienstleister, der per Ausschreibung ermittelt werde.

Der Wirtschafts- und Digitalisierungsausschuss nimmt den Bericht zu Kenntnis.