18.11.2019 - 26.11 Antrag der SPD-Fraktion im Rat gemäß § 4 der Ge...

OB Schranz merkt an, dass den Fraktionen und Gruppen die Beantwortungen der im Umweltausschuss gestellten Fragen mit E-Mail vom 8.11.2019 übermittelt wurden.

Im Finanz- und Personalausschuss wurde der Antrag einstimmig zustimmend mit folgender Änderung vorberaten:

Im Beschlussvorschlag  soll es heißen: Der Rat der Stadt beschließt empfiehlt…

Der Rat der Stadt - mit Beteiligung des Oberbürgermeisters - fasst einstimmig folgenden geänderten Beschluss:

"Der Rat der Stadt empfiehlt,

1. den Ausdruck und Versand von Dokumenten, die an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Oberhausen gerichtet sind und interne Abläufe betreffen, weitestgehend abzuschaffen. Hierfür müssen Verfahren und Abläufe entwickelt werden, die es den städtischen Beschäftigten ermöglichen, ihre Unterlagen online zu versenden und abrufen zu können. Dafür könnten möglicherweise bereits vorhandene EDV-Programme genutzt und erweitert werden.

Grundsätzlich sollte der Versand in Papierform an die Anschriften der Beschäftigten

vermieden werden.

Auch die sogenannten „Rundläufe" und sämtliche Verfügungen sollen über einen digitalen Workfloworganisiert werden.

Diese Maßnahmen sollten durch Rundverfügungen bzw. in Dienstanweisungen festgelegt werden.

Außerdem müssen interne, papierlose Kommunikationsabläufe gefördert werden.

Hierbei sollten unter anderem elektronische Überarbeitungsfunktionen und

Dokumentenmanagementsysteme für die elektronische Verwaltungsarbeit in Betracht

gezogen werden.

2. für extern eintreffende Post, die Einführung einer zentralen Scanstelle im Konzern

Stadt zu prüfen. Diese Scanstelle soll die Bereiche der Stadtverwaltung bei der

künftigen Einführung der e-Akte unterstützen.

Es ist zu prüfen, ob das Bestandsscannen ebenfalls von dieser Stelle übernommen oder               ein externer Dienstleister hinzugezogen werden soll.

Die Scanstelle könnte mit der bestehenden Poststelle verbunden werden."